A palavra de ordem é organização. Na rotina de qualquer escritório, é comum a convivência com papéis. São documentos de todo o tipo, contratos, boletos, contas a pagar ou receber, propostas e outros, expedidos e impressos o tempo todo.
Apesar de estarmos vivendo tempos tecnológicos e reduzindo cada dia mais o consumo de papel, os documentos impressos, seja em casa ou no ambiente de trabalho, ainda fazem parte do nosso dia a dia.
Para a personal organizer Kalinka Carvalho, a organização otimiza tempo, contribui com a produtividade e influencia, no dia a dia, na qualidade da atividade profissional ou doméstica. Manter arrumados e identificados arquivos, gavetas e pastas pode ser o primeiro passo para um ambiente de gestão ideal. Ao contrário do que possa parecer, essa pode ser uma tarefa bem prazerosa.
Segundo a especialista em organização, há alguns caminhos para guardar a papelada. O primeiro passo é fazer uma triagem dos papéis existentes e separá-los por categorias, que podem ser documentos pessoais, documentos de imóvel, documento de veículo, contas pagas e a pagar, notas fiscais e exames médicos.
Para organizá-los, é permitido, sim, usar a criatividade e até mesmo compor o ambiente utilizando pastas, caixas organizadoras e outros produtos que vão, além de organizar, cumprir a função decorativa no escritório ou em casa.
Truques simples
Na organização dos documentos domésticos, por exemplo, a separação pode ser feita em pastas coloridas, uma cor para cada membro da família: RG, CPF, certidão de nascimento, casamento, certificado de reservista, título de eleitor, passaporte, carteira de motorista.
Nessa pasta, que pode ser sanfonada, polionda ou pasta fichário, é importante que contenha o nome ou uma foto identificando o dono dos documentos. Adesivos ou imagem fotográfica de um membro da família na capa facilitam a localização até por uma criança.
Também fazem parte da lista de papéis importantes os documentos de veículos: IPVA, contratos de financiamento, recibos de pagamento, recibo de compra e venda, apólice de seguro, comprovantes de manutenção e revisão. Nessa pasta, além da etiqueta de identificação, uma imagem do automóvel identificaria o seu conteúdo.
“Os documentos são guardados para comprovar ou demonstrar algo. Sendo assim, devem ser organizados por uma categoria determinada, facilitando a localização para as pessoas que irão manuseá-las. A sugestão é separar por tipo (casa, carro etc.), por ano (2016, 2017 etc.), por membro da família. A criatividade fica por conta das cores, estampas das pastas e arquivos e das etiquetas, que podem ser personalizadas e coloridas”, recomenda Kalinka.
Muitas opções
Avaliar o espaço disponível para armazenar documentos, listar quais são, quais tipos e fazer um levantamento sobre a quantidade da papelada para iniciar a arrumação é o início de tudo. A partir daí, o desafio passar a ser a escolha, entre tantas opções, de modelos de pastas e produtos disponíveis, coloridas e com estampas interessantes.
Entre as pastas mais utilizadas e recomendadas para armazenar documentos estão a pasta aba com elástico, pasta L, pasta A-Z, polionda, com canaleta, sanfonada, entre outras. A dica da especialista é identificar as que mais atendem às necessidades e começar a organizar, sem deixar seu estilo de lado. As pastas podem contribuir também com a decoração, promovendo conforto e um ambiente agradável.
Além delas, outro produto de papelaria fundamental na organização de documentos é a etiqueta: em diversos modelos, formatos, tamanhos e cores, são importantes para identificação da pasta e podem ser escolhidas de acordo com o perfil do ambiente ou com a criatividade do organizador.
Na etiqueta, deve estar claro o conteúdo da pasta e ela deve ficar visível para que seja de fácil localização em armários ou estantes. Kalinka alerta que é importante buscar uma padronização e que não se deve abusar dos formatos e variações de cores nas etiquetas e pastas, para que não crie uma poluição visual no ambiente.
“Em alguns casos, quando se trata de documentos financeiros e administrativos, muita gente leva mais a sério e toma cuidado com cores e estampas,” alerta a personal organizer.
O principal objetivo da organização é facilitar a busca e a localização dos documentos e papelada, por isso, a falta do bom senso e da harmonia com a decoração do ambiente podem causar uma confusão visual que traria o resultado contrário. Para um ambiente mais clean, as pastas em cores únicas podem compor uma decoração básica e clássica.
Acessórios importantes
Canetas coloridas, brilhosas e neon, blocos autoadesivos, fichários, adesivos animados ou com personagens, divisórias e organizadores de gaveta, arquivos, caixas organizadoras, prateleiras e maletas são artigos que também contribuem com a organização de documentos de casa ou do escritório. Fáceis de encontrar no mercado office, com opções para todos os gostos e bolsos, esses materiais são elementos que organizam e decoram o ambiente.
Uma recomendação importante para conservação dos documentos, especialmente os legais, é que sejam armazenados em ambientes seguros, longe da umidade e do calor. Organizá-los em arquivos com cópias digitais é uma ótima opção para garantir a durabilidade. Armazená-los em pen drive ou HDs devidamente identificados é essencial para a organização.
Muitos documentos possuem o que chamamos de tempo de guarda, ou seja, eles precisam ser guardados e armazenados por determinado período seguindo a legislação local. Nesse caso, um contador ou advogado pode orientar sobre o tempo de cada um.
Kalinka recomenda, qualquer que seja o tipo de pasta utilizada para organização de documentos, que o importante é fazer uma revisão dos arquivos com frequência. É fundamental descartar aqueles papéis e materiais que não têm mais utilidade ou que passaram da validade e organizar, em local adequado, os que ainda estão em tempo de guarda, de forma que possam ser acessados quando necessário.
Essa prática é o que a especialista chama de processo de arquivamento. “Se você ainda não aderiu a esse processo, deve começar imediatamente, a fim de não acumular papéis desnecessários por muito tempo. A organização de papéis e documentos é a mesma, em casa ou no escritório; o que muda são as quantidades e as categorias. É só escolher, de acordo com seu perfil e ambiente, a melhor ferramenta para organizá-los”, orienta Kalinka.